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pro Bestellung
Bestellt heisst freigegeben.
Die Regeln sind im Katalog hinterlegt.
Der Einkauf definiert die Regeln einmal. Mitarbeitende bestellen, ohne Freigabe-Runde und ohne E-Mail-Schleife.
100%
automatische Kostenstellenzuordnung
revDSG
konforme Datenhaltung mit Nachweis
DIE REGELN STECKEN IM KATALOG
Die Regeln stecken im Katalog, nicht im Postfach und nicht in der Freigabe-Runde.
Der Einkauf definiert Sortiment, Limits und Freigabestufen einmal pro Geräteklasse. Was nicht im Katalog steht, kann nicht bestellt werden. Was bestellt werden kann, ist freigegeben.
Für CFO und Ops: Kostentransparenz pro Kostenstelle, ohne Excel-Versionen. Für Einkauf und öffentliche Auftraggeber: revDSG-konformer Audit-Trail, Unterlagen innert 48 Stunden bereit.
Was in einer Bestellung steht, die mit einem Klick ausgestellt wird.
Fünf Prüfungen pro Bestellung: Freigabe, Kostenstelle, Limit, Vier-Augen und Audit. Alle automatisch angewandt, weil der Katalog so konfiguriert ist. Kein separater Approval-Flow, keine E-Mail-Bestätigung, keine Rückfrage.
DREI BEDINGUNGEN · EIN VERSPRECHEN Sortiment. Zuordnung.
Sortiment. Zuordnung.
Audit.
«Bestellt heisst freigegeben» steht und fällt mit drei Dingen: dass nur freigegebene Artikel im Katalog erscheinen, dass jede Bestellung automatisch der richtigen Rolle und Kostenstelle zugeordnet wird, und dass der Audit-Trail keine separate Disziplin ist.
Onlineshop-Setup besprechenSortiment freigegeben
Nur Geräte und Zubehör, die der Einkauf vorher freigegeben hat, erscheinen im Katalog. Profile pro Rolle (Aussendienst, Innendienst, Werkstatt) definieren, wer welches Sortiment sieht. Keine Sonderbestellungen am Einkauf vorbei.
Rollen- und Limit-Zuordnung
Jede Bestellung trägt automatisch die Kostenstelle des Mitarbeiters, prüft das Jahres-Limit pro Rolle und löst bei Überschreitung des konfigurierten Schwellwerts eine Vier-Augen-Genehmigung beim Teamlead aus. Schwellwerte sind im Katalog hinterlegt, nicht in einer separaten ERP-Tabelle.
Audit-by-default
Jeder Klick erzeugt einen vollständigen Bestellschein mit Zeitstempel, Mitarbeiter, Genehmiger und Audit-Eintrag. Export pro Kostenstelle, pro Periode, pro Hersteller, als CSV oder Excel, revDSG-konform. Für Ausschreibung und Revision innert 48 Stunden bereit.
Drei Module, derselbe Bestellschein.
Die Geräteverwaltung legt den Dateneintrag pro Gerät an, sobald der Bestellschein ausgestellt ist. Staging & Rollout löst das vorkonfigurierte Paket aus. Die Aboverwaltung erzeugt das passende Provider-Abo automatisch. Der Bestellschein ist die gemeinsame Quelle.
Geräteverwaltung
Aus jedem Bestellschein entsteht ein Dateneintrag pro Gerät: Identität, Eigentum, Vertrag, Audit-Spur. Eine Quelle der Wahrheit pro Mitarbeiter und Kostenstelle.
Staging & Rollout
Der Bestellschein löst das Paket aus: Apps, MDM-Profil und Lieferschein vorbereitet in der Schaefer-Werkstatt in Zürich. Direkt zum Mitarbeiter, ohne Umweg über die IT-Zentrale.
Aboverwaltung
Pro Bestellung ein passendes Abo: Datentarif, Roaming-Profil und Versicherung automatisch zugeordnet. Eine Rechnung pro Kostenstelle, ein Vertragspartner.
Was Einkauf und Audit zuerst fragen.
Wie definiert der Einkauf Sortiment, Preise und Freigabestufen, und wie ändern wir sie später?
Der Einkauf pflegt den Katalog direkt im Mobil-Portal: Artikel hinzufügen oder entfernen, Grosshandelspreise hinterlegen, Sichtbarkeit pro Rolle definieren, Limits und Freigabegrenzen konfigurieren. Änderungen sind sofort wirksam für künftige Bestellungen; bereits ausgestellte Bestellungen behalten den zum Klick-Zeitpunkt gültigen Freigabe-Zustand für die Audit-Spur.
Können wir Rollen, Limits und Freigabegrenzen pro Gruppe von Mitarbeitenden konfigurieren?
Ja. Rollen wie Aussendienst, Innendienst, Werkstatt oder Bauleitung erhalten eigene Sortimente, eigene Jahres- oder Quartals-Limits und eigene Freigabegrenzen nach dem Vier-Augen-Prinzip (z. B. Teamlead-Genehmigung ab CHF 1’000, Einkauf-Genehmigung ab CHF 3’000). Die Regeln sind im Katalog hinterlegt, nicht in einem separaten ERP-Modul.
Welche Schnittstellen liefert der Onlineshop zu ERP- und Beschaffungs-Systemen (SAP, Abacus, Sage)?
Der Onlineshop verfügt über REST-APIs und Standard-Schnittstellen zu gängigen ERP- und Beschaffungssystemen (SAP, Abacus, Sage und weitere). Bestellscheine, Kostenstellen-Zuordnungen und Audit-Einträge lassen sich automatisch in das führende System spiegeln. Konkrete Integrationsdetails (Felder, Frequenz, Triggers) klären wir im Strategiegespräch.
Wo werden Bestelldaten und personenbezogene Mitarbeiter-Daten gespeichert (revDSG- und DSG-Konformität)?
Alle Bestelldaten, Mitarbeiter-Profile und Audit-Logs liegen in Schweizer Rechenzentren und sind revDSG-konform verarbeitet. Es findet kein Datenexport ins Ausland statt. Auftragsdatenverarbeitungsverträge (AVV) und technische Schutzmassnahmen werden im Rahmen einer Ausschreibung dokumentiert bereitgestellt.
Welche Exporte und Reports bekomme ich pro Kostenstelle, Periode oder Hersteller für Buchhaltung, Audit und Ausschreibung?
Alle Bestellungen lassen sich als CSV oder Excel exportieren, gefiltert nach Kostenstelle, Periode, Mitarbeitenden, Genehmiger, Hersteller oder Statusgruppe. Audit-Logs sind separat exportierbar als revDSG-konformer Nachweis für Revision und Ausschreibungsgremien. Detail-Unterlagen zu Audit-Schema und Aufbewahrungsfristen stellen wir innert 48 Stunden bereit.
Was unterscheidet den Onlineshop vom DaaS-Bestellprozess auf Device as a Service?
Das Mobil-Portal führt den Katalog, DaaS regelt den Vertrag. Der Onlineshop ist die Selfservice-Bestellschnittstelle, die jeder Schaefer-Kunde im Mobil-Portal nutzt: Katalog, Freigaben, Audit-Spur. Device as a Service ist das vertragliche Modell, in dem Beschaffung, Staging, Reparatur und Rückkauf zu einem monatlichen Fixpreis zusammengeführt sind. DaaS nutzt denselben Bestellschein-Workflow im Mobil-Portal; der Unterschied liegt im Vertrag dahinter. Details unter <a href="/loesungen/device-as-a-service">Device as a Service</a>.
Ihre Beschaffung. Ein Katalog. Ein Klick.
Ihr Katalog mit Ihren Rollen und Limits, Bestellung auf einen Klick. Kein Verkaufsgespräch, kein Demo-Script.