25. März 2026

Beschaffung für die öffentliche Hand — WTO-konform ausschreiben

Wie öffentliche Auftraggeber Geräteflotten WTO-konform ausschreiben — mit belastbaren Spezifikationen, fairen Eignungskriterien und einer Evaluation, die vor Gericht hält.

Wer für eine Gemeinde, einen Kanton, ein Verkehrsunternehmen oder einen Spital-Verbund Geräteflotten beschafft, bewegt sich in einem engen rechtlichen Rahmen: BöB / IVöB, VöB / KIVöB, und bei Aufträgen oberhalb der WTO-Schwellenwerte das GATT-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen. Dieser Rahmen ist kein Hindernis — er ist Ihr Schutz. Wer ihn sauber anwendet, erhält bessere Angebote und steht bei einer Beschwerde ruhiger da.

Dieser Ratgeber richtet sich an Beschaffungsstellen, die Smartphones, Tablets oder rugged Devices für 100+ Mitarbeitende ausschreiben. Er ersetzt keine juristische Beratung, aber er zeigt die Stellen, an denen unser Team in 20 Jahren Schweizer Projekten die meisten Ausschreibungen gesehen hat kippen.

Ausgangslage

WTO-relevante Beschaffungen ab 230’000 CHF (Güter/Dienstleistungen) müssen offen, transparent und diskriminierungsfrei ausgeschrieben werden. Für Kantone und Gemeinden gelten die Schwellenwerte der IVöB. Oberhalb dieser Grenze ist ein offenes Verfahren auf simap.ch der Regelfall.

Die häufigste Quelle von Beschwerden liegt nicht in der Vergabeentscheidung, sondern in der Ausschreibungsunterlage selbst — unpräzise Spezifikationen, überhöhte Eignungskriterien, oder eine Bewertungsmatrix, deren Gewichtung den Wettbewerb künstlich verengt.

Worauf es bei einer sauberen Ausschreibung ankommt

Eine belastbare Ausschreibung balanciert sechs Elemente — und jedes dieser Elemente kann bei Fehlern zur Beschwerde führen:

  • Funktionale Spezifikation — nicht "Gerätemodell X", sondern die geforderte Funktion (z. B. "Android-Gerät mit IP68, Biometrie, 5G"). Produktbezeichnungen sind nur zulässig, wenn funktionale Beschreibung nicht möglich ist.
  • Eignungskriterien verhältnismässig — zehn Referenzen aus dem exakt gleichen Kanton schliessen kleinere Anbieter unnötig aus und sind angreifbar.
  • Zuschlagskriterien mit klarer Gewichtung — Preis darf zwischen 30 % und 60 % gewichtet werden; die restlichen Kriterien (Qualität, Service, Nachhaltigkeit) müssen mess- und belegbar sein.
  • Nachhaltigkeit und Kreislauffähigkeit — seit revBöB 2021 explizit zulässig und zunehmend erwartet; bezieht sich auf Rückkauf, Reparierbarkeit, Zweitmarkt.
  • DSG-Anforderung klar dokumentiert — CH-Datenhaltung, AVV, revDSG-Konformität gehören in die Unterlage, nicht in die Vertragsverhandlung.
  • Realistische Fristen — Mindestens 40 Tage für offenes Verfahren, 25 Tage für selektives Verfahren; kürzere Fristen müssen begründbar sein.

Vorgehen in drei Phasen

Phase 1 — Bedarfsanalyse: Vor der Ausschreibung steht die saubere Erhebung, was wirklich gebraucht wird. Welche Gerätetypen, welche Einsatzprofile, welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen (MDM, Alarmierung, ERP). Diese Arbeit ist langweilig, spart aber im späteren Verfahren Wochen.

Phase 2 — Unterlagen: Die Ausschreibungsunterlage wird typischerweise aus mehreren Bausteinen aufgebaut: Allgemeine Bestimmungen, Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Vertragsentwurf, Anhänge. Lassen Sie die Leistungsbeschreibung von einem neutralen Dritten gegenlesen — idealerweise jemand mit Marktkenntnis, der prüft, ob die Spezifikation noch einen echten Wettbewerb zulässt.

Phase 3 — Verfahren und Evaluation: Nach Ablauf der Angebotsfrist folgt die Prüfung in zwei Stufen: Eignung (Ausschlussprüfung) und Wirtschaftlichkeit (Bewertung nach Zuschlagskriterien). Dokumentieren Sie jeden Bewertungsschritt nachvollziehbar — bei einer Beschwerde wird diese Dokumentation geprüft.

Was Schaefer beisteuert

Wir sind kein juristischer Dienst, aber wir arbeiten regelmässig an der Seite von Beschaffungsstellen. Unsere Rolle ist die Marktperspektive:

  1. Markt-Input vor der Ausschreibung: Wir ordnen ein, welche Anforderungen realistisch und welche wettbewerbsverengend sind — herstellerneutral und ohne Angebotsinteresse am konkreten Los.
  2. Strukturierung der Leistungsbeschreibung: Wir stellen Formulierungsbausteine für Gerätetypen, MDM, Rollout und Reparatur zur Verfügung — funktional, nicht produktbezogen.
  3. Teilnahme am Verfahren: Wenn wir selbst anbieten, erstellen wir ein vollständiges, nachvollziehbares Angebot inkl. Nachhaltigkeitsnachweis und CH-Datenhaltungsbestätigung.
Eine saubere Ausschreibung kostet zwei Wochen mehr Vorbereitung — und spart drei Monate Streit.

Typische Fehler

  • Produktnamen in der Spezifikation ("iPad der neuesten Generation") — bei WTO-relevanten Beschaffungen ein klassischer Angriffspunkt.
  • Eignungskriterien, die nur einen Anbieter erfüllen — etwa Referenzen aus dem eigenen Kanton mit identischer Losgrösse.
  • Gewichtung "Preis 80 %" — rechtlich oft grenzwertig, und führt zu Dumping-Angeboten ohne Servicetiefe.
  • Fehlende Dokumentation der Bewertung — im Beschwerdefall ist eine unpräzise Notiz zum Scoring das grösste Risiko.

Wenn Sie eine Ausschreibung vorbereiten, sprechen Sie uns früh an — wir prüfen Ihre Leistungsbeschreibung vor der Publikation auf simap. Eine Übersicht zu unserem Angebot für die öffentliche Hand finden Sie unter Öffentlicher Sektor.